A Eficácia a Eficiencia e a Organizacao

A produtividade é um objetivo que começa com a Qualidade, Criatividade e Inovação no contexto da organização, qualquer que seja. Se a produtividade pode ser definida como “Fazer mais com menos”, acrescenta-se: “Fazer mais, de forma diferenciada, com mais qualidade e menor custo” – já estamos muito perto da Eficácia.

Outra reflexão importante é a correlação entre a busca da produtividade e o encontro da organização com a lucratividade. Produtividade e lucratividade devem andar de mãos dadas pois são objetivos que se alinham em termos de sobrevivência e crescimento da organização. No caso das empresas o conceito é muito claro, em termos de organizações públicas a lucratividade pode ser substituida por superavit ou outro termos que exemplifique melhor o resultado final da produtividade nesse ambiente tão importante.

E o fator TEMPO, onde se enquadra? Nada deverá ocorrer de forma consistente e positiva se não houver tempo na rotina para que os líderes da organização possam pensar e dar prioridade para a busca da eficiência (fazer as coisas da forma certa), e também da eficácia (fazer certo, de forma criativa e inovadora, as coisas necessárias).

Nossa experiência, nos vários anos de luta na área da gestão estratégica de organizações, tem nos mostrados alguns grandes desafios para o alcance dos bons e ótimos resultados nas organizações, enfim, “tudo é muito interessante e maravilhoso”, mas…

1. Os gestores não tem tempo para pensar – precisam agir logo!!! (Ver o filme “O gerente Desorganizado” – Siamar). Tenho ouvido essa frase centenas de vezes, como desculpa para não fazer o que precisa ser feito, e até mesmo para descartar ideias, projetos e estratégias (infelizmente).

2. A rotina “engole” a busca de diretrizes e visão de futuro, ou seja, os líderes estão totalmente absorvidos pelo desempenho médio (ou seria, medíocre?) e não tem tempo para investir em melhorias contínuas – Projetos Kaizen, inovação, diretrizes estratégicas… Lembrando que uma boa gestão da rotina busca a sobrevivência da empresa, e uma gestão focada nas melhorias e inovação, busca a liderança no mercado. Simples, não?

3. Baixo índice de Educação e treinamento – além de não haver uma consciência clara sobre a diferença entre os dois conceitos: Educação (preparar pessoas para a vida), e treinamento (desenvolver habilidades), o investimento nessas áreas é extremamente pobre, ou como dizia um velho amigo consultor – “as empresas vivem questionando o custo do investimento em educação dos seus funcionários, mas, não conseguem contabilizar o CUSTO DA IGNORÂNCIA”.

4. Desrespeito ao primeiro ponto de Deming, ou seja, a falta de CONSTÂNCIA DE PROPÓSITO aliada à deficiencia em termos de um fraco ou inexistente Planejamento Estratégico. E por fim…

5. A falta do uso do método combinado com METAS E OBJETIVOS CLAROS, de forma a comprometer toda a equipe na busca de resultados.

Para que possamos atingir estes 5 pontos, com eficiência e eficácia, o maior recurso advém da GESTÃO DO TEMPO – Para pensar e agir.

Para o estudioso Peter Drucker, “a eficiência consiste em fazer certo as coisas e a eficácia em fazer as coisas certas.” Na área administrativa muitos profissionais lidam, mesmo que indiretamente, com a semântica dessas duas palavras, contudo o processo de lidar é atribuído na prática. Em uma empresa, o profissional precisa ser o tempo todo eficiente para gerar resultado no seu trabalho e no objetivo primordial de toda a compania. Por outro lado, para ser eficiente, o profissional deseja estar sempre agregado à eficácia de suas ações.

Parece um pouco complicado, mas o desenrolar destas palavras, principalmente nas ações profissionais, são mais aplicadas do que se imagina. Veja a ilustração verbal que se segue: imagine que haja um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, imediatamente corre atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do ambiente. Ele foi eficiente, pois fez de maneira certa o que deveria ser feito. O segundo funcionário procurou observar toda a sala e tentar encontrar a origem para o surgimento de tanta água, concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado dentro à sala. Uma vez lá dentro, percebeu que a torneira estava aberta e simplesmente a desligou, eliminando todo o problema de vazamento. Este funcionário foi eficaz, pois fez o que era certo fazer para solucionar o caso.

A eficiência significa realizar um trabalho correto, sem muitos erros, por outro lado a eficácia consiste em realizar um trabalho que atinja totalmente o resultado, concluindo o que se propôs a fazer com um bom almejo do resultado. Em um mundo globalizado, torna-se mais inserido e preparado dentro do mercado, o funcionário que consegue distinguir o significado destas duas palavras e sabem aproveitá-las e ou utilizá-las quando convier. Para o consultor Arthur Brender, as empresas estão passando por momentos de muita concorrência e desenvolver sua produtividade como destaque no mercado é de muita significância para elas.

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“Tratando-se dos níveis de decisões da empresa, a eficácia está relacionada ao nível tático (gerencial, logo abaixo do estratégico), e a eficiência ao nível operacional (como realizar as operações com menos recursos - menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc.).” (Brender, 2009)

Estas duas palavras podem ser consideradas normais, no entanto para a Administração Moderna, elas vêm ganhado destaque primordial nas ações das organizações. Elas não estão exclusivamente direcionadas às atitudes dos profissionais em suas funções dentro da empresa, mas também da organização e produção da própria compania para garantir seu nome no mercado da área a qual pertença. A eficiência e a eficácia são aliadas nas demandas de uma organização, pois o ideal seria a aliança entre as duas formas de agir tanto dos profissionais, que fazem a empresa se movimentar, como da própria empresa, que necessita garantir seu trabalho possuindo uma visão privilegiada em sua atuação.

Em um mundo globalizado de competição acirrada, tornar-se mais produtivo é um tema corriqueiro nas organizações. E, ao falar em produtividade, inevitavelmente devemos levar em consideração os conceitos mais amplos de eficiência e eficácia.

Às vezes ocorre confusão no entendimento da diferença entre estes importantes conceitos, levando algumas pessoas a acreditar que se está falando da mesma coisa.

Assim, o propósito da coluna desta semana é explicar e diferenciar os conceitos de eficácia e eficiência.

Eficiência trata de como fazer, não do que fazer. Trata de fazer certo a coisa, e não fazer a coisa certa. Quando se fala em eficiência, está se falando em produtividade, em fazer mais com o mínimo de recursos possíveis.

Já a eficácia trata do que fazer, de fazer as coisas certas, da decisão de que caminho seguir. Eficácia está relacionada à escolha e, depois de escolhido o que fazer, fazer esta coisa de forma produtiva leva à eficiência. A eficácia é o grau em que os resultados de uma organização correspondem às necessidades e aos desejos do ambiente externo.

Tratando-se dos níveis de decisões da empresa, a eficácia está relacionada ao nível tático (gerencial, logo abaixo do estratégico), e a eficiência ao nível operacional (como realizar as operações com menos recursos - menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc.).

Para fins de analogia e exemplificação, podemos dizer que a eficiência é cavar, com perfeição técnica, um poço artesiano; eficácia é encontrar a água.

Trazendo um pouco o assunto de gestão de pessoas para o tópico, acredito que se deve ser eficaz com as pessoas. As pessoas exigem um tempo certo de relacionamento, conversa e interação. Não podemos tratar uma negociação complexa apenas cuspindo os tópicos da pauta em 15 minutos e esperando um retorno rápido.

Para finalizar, podemos citar Peter Drucker: "eficiência é fazer as coisas de maneira correta, eficácia são as coisas certas. O resultado depende de fazer certo as coisas certas".

assunto e pelas dicas, dadas da melhor forma possível: em uma mesa de bar).

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA NA ADMINISTRAÇÃO

      Nas organizações as pessoas são responsáveis por atingir objetivos e realizá-los e consequentemente saber a maneira de como utilizar os recursos.
     

      Eficiência e Eficácia são importantes critérios usados para a mensuração e avaliação do desempenho das organizações e também de seus administradores.
Segundo Maximiano (2000), a eficiência é determinante da eficácia: se houver recursos disponíveis, e forem utilizados corretamente, a probabilidade de atingir os objetivos aumenta. A eficácia, porém, depende ainda da escolha dos objetivos corretos, o que, por sua vez depende da compreensão do ambiente e de sua evolução.

Abaixo algumas definições:

        Eficiência: se trata da forma de como fazer as coisas no tempo devido sem erros e utilizar somente o necessário dos recursos, por isso podemos dizer que o antônimo de eficiência é o desperdício de recursos.

Eficiência =

(+) Resultados alcançados

___________________

(-) Recursos utilizados

Eficácia: É a comparação entre o que se pretendia fazer e o que definitivamente conseguiu fazer,atingir o objetivo proposto, alcança metas, acerta o alvo. É de fazer a coisa certa na hora certa.

Eficácia =

(+) Resultados (realizados)

___________________

Objetivos ( pretendidos)

Exemplo :

           Um bom exemplo é pensarmos em uma partida de futebol onde um time passa a bola com perfeição, faz lançamentos longos e incomparáveis, os jogadores diblam desconcertantes no adversário, trocam passes com apenas um toque. Desta forma estão sendo eficientes, ou seja, fazendo certo aquilo que tem que fazer. Já o adversário num único lance vai ao ataque numa troca de passes sem muita classe, com jogadores quase se atrapalhando mas quando chega na área, num único chute, marca o gol da vitória (eficácia).

Qualidade e produtividade são fatores-chave para a competitividade e sempre foram preocupações dos setores produtivos, em especial nos países com economia aberta.

Focar esforços para a melhoria da produtividade e da qualidade de uma organização geralmente resulta em uma maior satisfação interna e externa, pois as duas vias ganham em relação a preços e confiabilidade de um modo geral.

Usando técnicas do sistema de gestão da qualidade, aliadas as tecnologias de BPM para mapeamento de processos, testes e análise de custo-benefício, você pode conseguir uma melhoria regular em todos os seus processos e fluxos de trabalho, atingindo assim, melhores resultados de produtividade com a diminuição de defeitos, menores atrasos e custos reduzidos.

Qualidade e a produtividade nas organizações

Passo 1: Analise seus processos

Concentre-se não sobre as pessoas que executam o trabalho, mas nas tarefas que elas realizam. Padronize as políticas e procedimentos de sua empresa para maximizar a eficiência. Treine todo o pessoal de forma adequada para que possam produzir produtos de alta qualidade e ter orgulho de seu trabalho.

Passo 2: Alinhe seus processos de negócios com outras empresas do setor

Pesquise as formas de trabalho e a organização das empresas concorrentes para mixar e melhorar o seu. Toda informação é importante, pois pode resultar em economia de tempo e dinheiro, além de boas ideias para melhoria.

Veja como aumentar a produtividade de uma empresa com BPM.

Passo 3: Desenvolva medidas de desempenho

Benchmark seus processos atuais para identificar problemas, prever resultados futuros e medir os ganhos de produtividade por meio de indicadores-chave de desempenho para a sua indústria. Por exemplo, meça a qualidade e a produtividade de seu centro de suporte ao cliente, medindo o tempo médio para a resolução de problemas e a taxa de satisfação do cliente nos casos de apoio.

Passo 4: Construa testes de qualidade em seus processos

Faça testes durante o processo e não apenas no final, quando fica mais caro para consertar. Se possível, implemente testes automatizados que possam ser executados sem a intervenção humana e que resultem em processos de aprovação ou reprovação fáceis de interpretar, modificar e corrigir.

Implemente as 9 regras para a qualidade total nas empresas.

Passo 5: Use estratégias de negócios para melhorar sua qualidade e produtividade

Determine a causa raiz dos problemas e esteja pronto para realizar intervenções de design para melhorar ou otimizar os processos. Controle a produção para que os defeitos sejam corrigidos logo no início antes que afetem seu produto final.

Passo 6: Preste atenção aos feedbacks

Meça a qualidade e ganhos de produtividade relacionados ao aumento de satisfação do cliente. Recolha feedbacks de funcionários, clientes, fornecedores e parceiros de negócios para saber a opinião deles a respeito de seus produtos ou serviços. Use o feedback dos clientes para melhorar os produtos atuais e influenciar a concepção de novos.

Veja também como reduzir custos em uma empresa e entenda o que é o Supravizio BPM,  um software que permite modelar, executar e gerir processos de negócios, tornando a operação ágil e os objetivos gerenciais claros e monitoráveis.

        Quando polia a pedra a fim de transformá-la em um utensílio mais eficaz, o homem pré-histórico estava executando uma atividade de produção. Nesse primeiro estágio, as ferramentas e os utensílios eram utilizados exclusivamente por quem os produzia, ou seja, o comércio era inexistente, mesmo que de troca ou escambo. A produção é um processo de criação de valores. Geralmente os termos produção e economia estão interligados.Problemas comuns em diferentes tipos de sistemas econômicos incluem:quais bens produzir e em que quantidades (consumo ou investimento, bens privados ou bens públicos, etc.) como produzi-los (energia nuclear ou carvão, quais e que tipos de máquinas, quem trabalha a terra e quem ensina, etc.)para quem produzi-los, refletindo a distribuição de renda e da produção.